Selenggarakan Rapat Monev, Tim Kesekretariatan Fokus Capai Target Kinerja

Bengkayang-Tim Kesekretariatan Pengadilan Agama Bengkayang menggelar rapat monev kinerja dan anggaran, Rabu, 1 Februari 2023. Bertempat di ruang kesekretariatan, rapat ini dihadiri oleh Sekretaris, Kasubbag Kepegawaian Ortala, Kasubbbag Umum dan Keuangan, Kasubbag Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan, PPABP, Bendahara Pengeluaran, PPNPN Kesekretariatan.

Hendra Tirtana, Sekretaris, ketika membuka rapat menyampaikan rapat ini diselenggarakan untuk mengevaluasi kinerja bagian kesekretariatan selama bulan Januari dan memonitoring capaian-capaian yang terealisir serta mencari solusi bersama terhadap target-target kinerja yang tidak terlaksana. Selain itu, dalam rapat ini juga akan dibahas mengenai evaluasi pelaksanaan anggaran dan korelasinya dengan capaian nilai IKPA (Indikator Kinerja Pelaksanaan Anggaran).

“Agar rapat ini dapat lebih fokus, Para Kasubbag dan staf dipersilahkan untuk memaparkan capaian-capaian kinerjanya dan menjelaskan rencana apa yang akan dilakukan agar kendala yang dihadapi dapat segera dicarikan solusinya. Harapannya perencanaan yang ditawarkan memuat solusi jangka pendek, menengah dan panjang yang dikorelasikan dengan program kerja masing-masing yang tercantum dalam SKP” Tukas Hendra dalam sambutannya.

Ali, Kasubbag Kepegawaian Ortala, yang diberi kesempatan pertama untuk memaparkan capaian kinerjanya menjelaskan; Pertama, tentang KGB, Kenaikan pangkat, Penghargaan Satya Karya Lencana, pengajuan pensiun sudah diusulkan dan tinggal ditunggu realisasinya. Kedua, Pembuatan SKP 2022 dan SKP 2023 seluruh pegawai sudah selesai dibuat dan tinggal diupload di aplikasi-aplikasi kepegawaian. Ketiga, pembuatan DUS, DUK, Bezeeting juga sudah selesai. Keempat, updating papan data kepegawaian, struktur, statistik sedang dalam proses penyelesaian. Demikian pula pembuatan SK-SK, tinggal SK yang perlu dikoordinasikan dengan bagian kepaniteraan.

“ yang menjadi kendala di bagian kepegawaian adalah monitoring kelengkapan data di aplikasi-aplikasi kepegawaian. Dengan bergantinya staf kepegawaian, perlu ada DDTK bagi staf kepegawaian yang baru untuk memonitoring kelengkapan data tersebut” Pungkas bapak yang pada tahun 2023 akan pensiun ini.

Menanggapi paparan Ali, Hendra meminta saran dan masukan dari para ‘punggawa’ yang hadir untuk peningkatan kinerja bagian kepegawaian ortala, terutama dari mantan staf kepegawaian, Suci Lestari, yang saat ini menjadi Bendahara Pengeluaran.

Menurut Suci, aplikasi-aplikasi kepegawaian seperti SIKEP, ABS, MySAPK, SIMTEPA, Si-ASN memang harus sering dimonitor dan memerlukan dedikasi serta ketelitian dalam mengupload dan memeriksa data masing-masing pegawai.

“ Saat ini hampir seluruh persoalan kepegawaian seperti kenaikan pangkat, pensiun, pemberian penghargaan sudah menggunakan paperless. Otomatis data-data di aplikasi kepegawaian baik dari Mahkamah Agung maupun BKN harus diperhatikan. Jangan sampai salah dalam pengisiannya karena dikhawatirkan mengganggu nasib pegawai” jelas Ibu asli Jawa Timur ini.

Sementara Dodi Somawijaya, Kasubbag Umum dan Keuangan menyatakan ada beberapa hal di bidang umum dan keuangan yang memerlukan perhatian signifikan di tahun 2023 ini.

“Pertama, mengenai aplikasi surat masuk dan surat keluar, ATP. Kendala yang dihadapi ada beberapa pegawai yang mengambil nomor surat keluar tapi tidak mengupload suratnya sehingga data di ATP kosong. Solusinya diharapkan agar masing-masing pegawai dibuatkan akun di ATP agar dapat dimonitoring oleh staf umum. Kedua, Perpustakaan. Ini sering menjadi temuan pengawasan karena penyimpanan buku-buku di perpustakaan kurang rapi sehingga harus ditata ulang. Ketiga, Penghapusan barang dan penetapan status penggunaan BMN. Tahun ini ditargetkan harus kelar. Keempat, penyimpanan arsip-arsip keuangan yang perlu lemari baru karena lemari arsip yang ada sudah penuh. Namun, kita juga terkendala tempat karena gedung yang ditempati sempit, tidak memadai.” Jelas Dodi.

Menanggapi masalah Umum dan Keuangan ini, Yudhi Septiandy yang bertindak selaku pengelola seluruh aplikasi internal menyanggupi untuk memperbaiki ATP yang dikeluhkan. Sedangkan mengenai perpustakaan, Suci Lestari menyampaikan gagasan pembaruan agar pada tahun 2023 ini pengelolaan perpustakaan lebih ditingkatkan lagi yaitu dengan program 1 bulan masing-masing pegawai harus meminjam 1 buku. Untuk buku yang akan dipilih, dapat menggunakan aplikasi SLIM.

“ Cuma masalahnya lemari perpustakaan kita minim sehingga buku-buku yang ada masih kurang rapi sehingga menyulitkan dalam pencariannya” tambah Suci.

Sedangkan mengenai penghapusan dan Penetapan Status Penggunaan BMN, Wahyu Indradinata, Operator BMN, menyampaikan harus ada target untuk melakukan hal tersebut agar tidak berlarut-larut seperti tahun 2022.

“Yang diperlukan saat ini adalah pembuatan SK Penghapusan yang baru karena telah berganti tahun. Sambil menunggu SK, kita harus menginventarisir kembali barang-barang yang akan dihapuskan sehingga target penyelesaian proses penghapusan dan PSP BMN di triwulan 1 dapat tercapai” Pungkas Wahyu.

Kasubbag PTIP, Yudhi Septiandy, Ketika diberikan kesempatan memaparkan problem-problem di bidangnya mengungkapkan perencanaan revisi anggaran khususnya belanja barang perlu ada komunikasi bersama antara seluruh Tim agar deviasi antara perencanaan dan pelaksanaan gap-nya tidak terlalu besar.

“ diharapkan bantuannya kepada Tim Pengelola Keuangan serta komunikasi dengan tim kepaniteraan untuk duduk bersama menyelesaikan masalah ini karena target waktu kita sampai dengan tanggal 10 Februari harus mengajukan revisi halaman III DIPA” ungkap Yudhi.

Sedangkan mengenai perubahan hosting website dari joomla ke wordpress sebagaimana harapan PTA Pontianak pada saat diklat TI tahun 2022 lalu, Yudhi menyatakan persoalannya adalah proses pemindahan data yang membutuhkan waktu.

“ untuk program ini, saya minta tolong Tim IT yang terdiri dari Tim Kepaniteraan dan Kesekretariatan harus duduk bareng untuk membicarakan ini karena kita dihadapi dengan pekerjaan-pekerjaan rutinitas yang juga dituntut penyelesaiannya” Tambah Yudhi.

Hendra Tirtana, ketika menanggapi seluruh masalah Tim Kesekretariatan yang telah dipaparkan oleh masing bagian menyatakan persoalan-persoalan tersebut baik yang sudah memiliki rencana penyelesaian maupun perlu didiskusikan lebih lanjut agar segera ditindaklanjuti oleh masing-masing bagian.

“khusus mengenai revisi anggaran yang memerlukan komunikasi dengan bagian kepaniteraan, nanti saya akan berkomunikasi dengan Ketua dan Panitera untuk membantu penyelesaian ini. Sementara untuk masalah kepegawaian, nanti akan ditindakanjuti dengan diskusi khusus antara staf baru dan staf lama untuk penyelesaiannya. Demikian pula persoalan penghapusan, akan segera ditindaklanjuti dengan permohonan perubahan sk penghapusan dan pengusulan melalui e-sadewa. Saya ucapkan terima kasih kepada seluruh bagian yang telah berkomitmen berkerja untuk memajukan satker kita tercinta ini”. Pungkas Hendra yang langsung menutup kegiatan rapat. Gaaaspuool...